Implementasi Sistem Informasi

Perlunya Pengembangan System

Kebutuhan akan suatu barang dan jasa semakin meningkat.  Seiring dengan itu bermunculan perusahaan sejenis yang siap menjadi pesaing  yang dapat menghambat perkembangan suatu perusahaan. Kecanggihan peralatan telekomunikasi mempercepat perusahaan-perusahaan lokal memasuki kancah persaingan dengan perusahaan asing. Persaingan yang ketat akibat pasar bebas memaksa perusahaan di Indonesia untuk memiliki keunggulan dan fleksibilitas, mutu product  atau jasa yang dihasilkan serta efektifitas pembiayaan.

Fleksibilitas merupakan tuntutan pasar yang senantiasa menghendaki perusahaan mampu menghasilkan product  dan jasa yang memenuhi kebutuhan konsumen yang selalu mengalami perubahan dan perbaikan manfaat. Kemampuan perusahaan untuk melakukan penyesuaian dengan cepat setiap perubahan kebutuhan konsumen tersebut menjadi kunci yang menentukan keberhasilan dalam menempatkan diri setapak lebih maju dari perusahaan pesaing.

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi mengakibatkan kemudahan bagi konsumen dalam melakukan akses terhadap mutu product  dan jasa yang akan mereka beli. Dengan demikian, hanya perusahaan yang mampu menghasilkan product  dan jasa yang memenuhi mutu yang dibutuhkan oleh konsumen yang akan mampu menjadi pemimpin dalam persaingan pasar.

Sistem perekonomian makin lama semakin kompleks dan tidak dapat dipungkiri bahwa sistem informasi yang baik memegang peranan penting dan sangat diperlukan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pelanggan yang akhirnya mempengaruhi keberhasilan suatu perusahaan merebut pangsa pasar untuk dapat mempertahankan kelangsungan usahanya.

Untuk mananggulangi hal itu pihak manajemen harus secara terus menerus melakukan perbaikan di berbagai sektor, mulai dari perorganisasian manajemen dan melakukan pembinaan karyawan untuk dapat bekerja secara efektif dan efisien agar mampu memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan serta telah menjadi keharusan melakukan pengembangan sistem informasi berbasis komputer hingga pada akhirnya mampu bersaing.

Berdasarkan uraian di atas maka biaya merupakan faktor penting dalam menjamin perusahaan dalam memenangkan persaingan pasar. Konsumen akan memilih prosedur yang mampu menghasilkan product  dan jasa yang memiliki mutu tinggi dengan harga murah. Dengan demikian perusahaan senantiasa berusaha menghasilkan kegiatan-kegiatan yang tidak menambah nilai bagi konsumen yang akan memenangkan persaingan jangka panjang.

Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

d. Tahapan kerja dan tugas – tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

e. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

f. Jangan tekut membatalkan proyek.

g. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:

• Kebutuhan stratejik organisasi
• Aspek legal pendukung organisasi
• Masukan kebutuhan dari pengguna

Sistem stratejik dijabarkan dalam:

1. Visi dan Misi; Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari   pimpinan tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi.

2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki. Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja organisasi dapat dicapai, dengan menggunakan trend-trend penting, risiko-risiko yang harus dihadapi dan potensi peluang yang dimiliki (menggunakan analisis SWOT).
Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap mengenai efektivitas organisasi yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu: sumberdaya, infrastruktur, produk layanan/jasa dan kepuasan pelanggan/ masyarakat yang dilayani.

Tahap-tahap Pengembangan Sistem

Perencanaan Sistem

            Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan
proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat.
Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:

- Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.

- Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.

- Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi.

- Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.

  Analisis Sistem

                   Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.
Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:

a. Menetapkan rencana penelitian system.
b. Mengorganisasikan tim proyek.
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi.
d. Mendefinisikan kriteria kinerja system.
e. Menyiapkan usulan rancangan system.
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan system.

                    Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalahmasalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.

Perancangan Sistem Umum

        Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem, pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional, persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi termasuk menyangkut mengkonfirmasikan

Tujuan Perancangan Sistem

-  Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem

- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat

Evaluasi dan Seleksi Sistem

Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan yang cukup bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang-bangun yang telah dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem diantaranya adalah pengetahuan tentang siapa-siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dsb. Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik-teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem.

Langkah-langkah menyeleksi dan memilih sistem :
1. Memilih penyedia teknologi.
    Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokkan dalam empat kategori sbb :

• perangkat keras yang sifatnya umum
• perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi
• perangkat lunak yang sifatnya umum
• perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi

2. Meminta proposal dari penjual

Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilih, maka pemilih sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih.

3. Menyaring penjual

Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi. Proposal yang tidak memenuhi syarat adalah proposal yang tidak sesuai.

4. Mengevaluasi penjual yang lolos saringan

Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum itu perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan.

Perancangan Sistem Terperinci
1. PERANCANGAN OUTPUT

Tujuan Perancangan Output adalah mengubah data menjadi
informasi yang berkualitas dan dapat digunakan. Tujuan akhirnyaadalah untuk proses pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas dan dapat digunakan meliputi hal-hal
berikut ini :
• Accessibility : easy- to-use interfaces (kemudahan akses)
• Timeliness : dibuat sesuai waktu untuk melakukan aksi
(ketepatan waktu menghasilkan informasi)
• Relevance : menghindari detail yang berlebihan
(sesuai kebutuhan)
• Accuracy : bebas dari kesalahan
(ketepatan nilai dari informasi)
• Usability : sesuai dengan model mental / tipe kognitif user
Perancang output harus menyediakan suatu produk terhadap klien
(end user) yang akan menggunakan laporan. Perancang harus
bertanya kepada klien, format output apa yang sangat membantu dan
sangat mungkin untuk digunakan.

Implementasi Sistem

                  Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi
b. Mengumumkan rencana implementasi
c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak
d. Menyiapkan database
e. Menyiapkan fasilitas fisik
f. Memberikan pelatihan dan workshop
g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)
h. Penggunaan sistem baru

           Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang.

Pemeliharaan Sistem

            Suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu sistem dalam, atau memperbaikinya sampai, suatu kondisi yang bisa diterima. Pada bulan April 1970 didefinisikan sebuah istilah untuk Teknologi Pemeliharaan yang mencakup pengertian yang lebih luas dari pada pengertian Pemeliharaan diatas. Istilah ini adalah Teroteknologi.
Merupakan siklus terakhir dari SDLC yaitu dengan pemeriksaan periodik, audit dan permintaan pengguna akan menjadi source untuk melakukan perawatan system diseluruh masa hidup system.
Tujuan dari pemeliharaan system:
• Untuk memperpanjang usia kegunaan asset dari system tersebut. Hal ini terutama penting dinegara berkembang karena kurangnya sumber daya modal untuk penggantian. Dinegara-negara maju kadang-kadang lebih menguntungkan untuk ‘mengganti’ daripada ‘memelihara’.
• Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan
• Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat setiap waktu.
• Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakan sarana tersebut

Jenis Pemeliharaan :

Pemeliharaan Korektif

Pemeliharaan korektif adalah bagian pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani, karena pemeliharaan ini mengkoreksi kesalahan-kesahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan.

Pemeliharaan Adaptif

Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan perubahan dalam lingkungan data atau pemrosesan dan memenuhi persyaratan pemakai baru. Lingkungan tempat sistem beroperasi adalah dinamik, dengan demikian, sistem harus terus merespon perubahan persyaratan pemakai. Misalnya, Undang-Undang Perpajakan yang baru mungkin memerlukan suatu perubahan dalam kalkulasi pembayaran bersih. Umumnya pemeliharaan adatif ini baik dan tidak dapat dihindari.

Pemeliharaan Perfektif

Pemeliharaan penyempurnaan mempertinggi cara kerja atau maintainabilitas (kemampuan untuk dipelihara). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan pemakai yang sebelumnya tidak dikenal.
Ketika membuat perubahan substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk mengupgrade kode, mengganti cabang-cabang yang kadaluwarsa, memperbaiki kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi.
Sebagai contoh, kegiatan pemeliharaan ini dapat berbentuk perekayasaan ulang atau restrukturisasi perangkat lunak, penulisan ulang dokumentasi, pengubahan format dan isi laporan, penentuan logika pemrosesan yang lebih efisien, dan pengembangan efisiensi pengoperasian perangkat.

Pemeliharaan Preventif

Pemeliharaan Preventif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan.
Karena personil pemeliharaan sistem bekerja dalam sistem ini, mereka seringkali menemukan cacat-cacat (bukan kesalahan yang sebenarnya) yang menandakan permasalahan potensial. Sementara tidak memerlukan tindakan segera, cacat ini bila tidak dikoreksi di tingkat awal, jelas sekali akan mempengaruhi baik fungsi sistem maupun kemampuan untuk memeliharanya dalam waktu dekat.